Постановление Губернатора Волгоградской области от 16.07.2025 N 399 "О внесении изменений в постановление Губернатора Волгоградской области от 30 июня 2021 г. N 476 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области"

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

от 16 июля 2025 г.

N 399

О внесении изменений в постановление Губернатора Волгоградской области от 30 июня 2021 г. N 476 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области"

П о с т а н о в л я ю:

1. Утвердить прилагаемые изменения, вносимые в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области, утвержденную постановлением Губернатора Волгоградской области от 30 июня 2021 г. N 476 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области".

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания
и подлежит официальному опубликованию.

И.о.Губернатора

Волгоградской области                                                            Е.А.Харичкин

УТВЕРЖДЕНЫ

постановлением

Губернатора

Волгоградской области

от 16 июля 2025 г. N399

ИЗМЕНЕНИЯ,

вносимые в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области, утвержденную постановлением Губернатора Волгоградской области от 30 июня 2021 г. N 476 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области"

1. В Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области, утвержденной постановлением Губернатора Волгоградской области от 30 июня 2021 г. N 476 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области" (далее именуется – Инструкция):

1.1. В разделе 3:

1) в подразделе 3.3 в пункте 3.3.5 в подпункте 3.3.5.20 образец отметки об электронной подписи изложить в следующей редакции:

2) в подразделе 3.12 в пункте 3.12.10 в абзаце первом:

после слов "заместители Губернатора Волгоградской области," дополнить абзац словами "первый заместитель руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области,";

после слов "помощники Губернатора Волгоградской области," дополнить абзац словами "старшие референты Губернатора Волгоградской области,";

3) в подразделе 3.13 в пункте 3.13.4 слово "заместителем" заменить словами "первым заместителем".

1.2. В разделе 4:

1) в подразделе 4.4 в пункте 4.4.1 в абзаце первом слова "организационной работы, контроля и" исключить;

2) в подразделе 4.5 в пункте 4.5.3:

слово "заместитель" заменить словами "первый заместитель";

слова "и контроль деятельности помощников" заменить словами "деятельности секретариата".

1.3. В разделе 7 в пункте 7.3 в абзаце втором:

слово "заместитель" заменить словами "первый заместитель";

слова "и контроль деятельности помощников" заменить словами "деятельности секретариата".

1.4. В разделе 10:

1) в подразделе 10.2:

а) пункт 10.2.2 изложить в следующей редакции:

"10.2.2. Номенклатура дел аппарата используется для формирования дел и составления описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел аппарата включается в систему электронного документооборота в качестве справочника, на основании которого осуществляется систематизация и учет документов.";

б) пункт 10.2.3 дополнить абзацем следующего содержания:

"Заголовки дел, содержащих электронные документы, а также заголовки дел, содержащих как электронные документы, так и документы на бумажном носителе, включаются в номенклатуру дел аппарата. В графе "Примечания" указываются особенности формирования дела и вид носителя информации.";

в) пункты 10.2.8, 10.2.9, 10.2.11 изложить в следующей редакции:

"10.2.8. Номенклатура дел аппарата представляется на рассмотрение ЭПК не реже одного раза в пять лет. В случае изменения функций и структуры аппарата Губернатора Волгоградской области номенклатура дел аппарата подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению в установленном порядке раньше окончания указанного периода.

10.2.9. Номенклатура дел аппарата готовится не менее чем в двух экземплярах: один из них как документ постоянного срока хранения помещается в соответствующее номенклатурное дело, другой направляется в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области". Из номенклатуры дел аппарата оформляются выписки для каждого структурного подразделения аппарата.";

"10.2.11. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел аппарата составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временных сроков хранения на бумажном носителе и о количестве заведенных электронных дел постоянного и временных сроков хранения.";

2) в подразделе 10.3 в пункте 10.3.12 абзац второй изложить в следующей редакции:

"При хронологическом порядке расположения документов в делах постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, более ранние по времени поступления документы помещаются в начале дела. В делах временных (до 10 лет включительно) сроков хранения последовательность расположения документов может быть обратной (более ранние документы помещаются в конце дела, а более поздние – в начале дела).";

3) в подразделе 10.4:

а) в пункте 10.4.2:

дополнить пункт абзацем двенадцатым следующего содержания:

"пометка "Для служебного пользования" или гриф ограничения доступа (при наличии).";

в последнем абзаце слова "хранения и по личному составу" заменить словами "и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу,";

б) в пункте 10.4.5 абзац второй после слова "постоянного" дополнить словом "срока";

в) в пункте 10.4.6:

в абзаце первом слова "хранения и" заменить словами "и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе";

в абзаце втором слова "хранения и дела" заменить словами "и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе";

г) в пункте 10.4.8:

абзацы четвертый, пятый после слова "постоянного" дополнить словом "срока";

в абзаце девятом слова "временного (до 10 лет) срока" заменить словами "временных (до 10 лет включительно) сроков";

д) в пункте 10.4.9 слова "хранения и по личному составу" заменить словами "и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу,";

4) в подразделе 10.5 в пункте 10.5.1 слова "хранения и по личному составу" заменить словами "и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу,";

5) в подразделе 10.6:

а) в пункте 10.6.4:

в абзацах втором, пятом слова "хранения и по личному составу" заменить словами "и временных (свыше 10 лет) сроков хранения,
в том числе по личному составу,";

абзац третий после слова "временными" дополнить словами "(до 10 лет включительно)";

б) в пункте 10.6.5 слово "хранения," заменить словами "и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе";

в) пункты 10.6.8, 10.6.9, 10.6.12, 10.6.14, 10.6.16, 10.6.17 изложить в следующей редакции:

"10.6.8. На основе описей дел структурных подразделений аппарата составляются описи дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, аппарата Губернатора Волгоградской области (годовые разделы) [далее именуются – описи дел (годовые разделы)] по форме согласно приложению 19.

Описи дел (годовые разделы) рассматриваются на заседании ЭК Управления делами не менее чем через три года после завершения в делопроизводстве дел, включенных в описи, и затем представляются на утверждение ЭПК.

После утверждения ЭПК описи дел (годовые разделы) представляются на утверждение управляющему делами Администрации Волгоградской области.

10.6.9. Описи дел (годовые разделы) составляются в четырех экземплярах: первые экземпляры как документы постоянного срока хранения помещаются в соответствующие номенклатурные дела, остальные экземпляры направляются в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области".";

"10.6.12. Отбор документов к уничтожению и составление актов о выделении к уничтожению документов производится после составления и утверждения в установленном порядке описей дел (годовых разделов) за этот же период.";

"10.6.14. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, после согласования ЭК Управления делами направляются на утверждение ЭК государственного казенного учреждения Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области".

После утверждения ЭК государственного казенного учреждения Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области" акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляются на утверждение управляющему делами Администрации Волгоградской области.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляются в двух экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в соответствующее номенклатурное дело, второй направляется в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области".";

"10.6.16. Архивный фонд аппарата Губернатора Волгоградской области комплектуется делами с исполненными документами постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

10.6.17. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив Управления делами по истечении двух лет хранения и использования в структурном подразделении аппарата. Передача дел производится по описям дел структурных подразделений аппарата.

Описи дел структурных подразделений аппарата составляются отдельно:

на дела постоянного срока хранения;

на дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

на дела по личному составу.";

г) в пункте 10.6.18 слова "временного срока" заменить словами "временных сроков";

д) в пункте 10.6.20 слова "хранения и по личному составу" заменить словами "и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу,";

е) в пункте 10.6.22 в последнем абзаце слова "долговременного (более 10 лет) срока хранения" заменить словами "временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу";

ж) в пункте 10.6.25 слово "хранения" заменить словами "и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу,".

1.5. В разделе 11 в пункте 11.1.7 в абзаце пятом, в пункте 11.1.10
в абзаце первом, в пункте 11.6.1 слова "заместители руководителя" заменить словами "первый заместитель и заместители руководителя".

2. Приложения 14, 19, 20 к Инструкции изложить в следующей редакции:

"ПРИЛОЖЕНИЕ 14

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате Губернатора

Волгоградской области

ОБРАЗЕЦ

оформления номенклатуры дел аппарата Губернатора

Волгоградской области

Аппарат Губернатора

Волгоградской области

___________

         (дата)

___________

         (дата)

Продолжение приложения 14

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных                          в _____году в органе исполнительной власти Волгоградской области:

___________

         (дата)

___________

         (дата)

Итоговые сведения переданы в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области".

"ПРИЛОЖЕНИЕ 19

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате Губернатора

Волгоградской области

ОБРАЗЦЫ

оформления описи дел аппарата Губернатора

Волгоградской области

1. Образец оформления описи дел структурного подразделения

аппарата Губернатора Волгоградской области

ОПИСЬ N ____

дел, документов

за ________ год

В данную опись внесено ____________________________________________ дел                                              (цифрами и прописью)

с N_____________  по  N______________, в том числе литерные номера: ___________________________________________________________________________.

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения аппарата

Губернатора Волгоградской области ______________    ______________________________

         (подпись)                         (инициалы, фамилия)

Передал ________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

Принял ________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

___________

      (дата)

Продолжение приложения 19

2. Образец оформления описи дел постоянного хранения

Аппарат Губернатора Волгоградской области

УТВЕРЖДАЮ

Управляющий делами

Администрации

Волгоградской области

 ______________            __________________

                                    (подпись)                       (инициалы, фамилия)

                 ______________

                  (дата)

Фонд N ______

Опись N _____

дел постоянного хранения

за  _________ год

Название раздела

В данную опись внесено __________________________________________________ дел                                                                                                                (цифрами и прописью)

с N_____________  по  N_____________, в том числе:

литерные номера: _____________________________________________________;

пропущенные номера: _________________________________________________.

_____________

          (дата)

Продолжение приложения 19

3. Образец оформления описи дел по личному составу

Аппарат Губернатора Волгоградской области

УТВЕРЖДАЮ

Управляющий делами

Администрации

Волгоградской области

______________                   __________________

                                            (подпись)                        (инициалы, фамилия)

                 ______________

                  (дата)

Фонд N ______

Опись N _____

дел по личному составу

за  _________ год

В данную опись внесено ______________________________________________ дел

                                                                                                (цифрами и прописью)

с N________________  по  N________________, в том числе:

литерные номера: _____________________________________________________;

пропущенные номера: _________________________________________________.

_____________

       (дата)

Продолжение приложения 19

4. Образец оформления описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения

Аппарат Губернатора Волгоградской области

Фонд N ______

Опись N _____

дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения

за  _________ год

В данную опись внесено _______________________________________________ дел

                                                                                                              (цифрами и прописью)

с N________________      по N________________, в том числе:

литерные номера: _______________________________________________________;

пропущенные номера: ___________________________________________________.

ПРИЛОЖЕНИЕ 20

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате Губернатора

Волгоградской области

ОБРАЗЕЦ

оформления акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

Аппарат Губернатора

Волгоградской области

На основании _________________________________________________________

                          (название и выходные данные перечня документов

___________________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда N ________ аппарата Губернатора Волгоградской области:

Итого _______________________ единиц хранения (дел)  за_____________ годы.

                                   (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _____ годы утверждены ЭПК комитета культуры Волгоградской области (протокол от _______ N ____).

___________

       (дата)

Продолжение приложения 20

Документы в количестве ___________________________ единиц хранения (дел):

                                                                 (цифрами и прописью)

на бумажном носителе весом ______________________ килограммов сданы на уничтожение;

на электронном носителе сданы на уничтожение ___________________________

                                                                                                                                           (способ уничтожения)

___________

       (дата)

Изменения в учетные документы внесены.